精益求精做好公文处理工作

今天，很高兴能有机会与全市各办公室同仁就公文处理等工作进行沟通和交流，我也非专业出身，今天就公文处理工作与大家交流我的一些心得体会。

党政机关公文，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家各项方针政策、依法执政和行政的重要工具。

公文处理工作的依据主要有：

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。

2012年7月1日，国家质监检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布实施了《党政机关公文格式》国家标准，公文版式按照该标准执行。

一、隶属关系与行文方向

1.行文方向与行文规则的对应关系

（1）上行文规则

A.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

B.党委、政府部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门；但如果是重大事项的请示、报告，应当经本级党委、政府同意或者授权。

C.下级机关请示事项，如需继续向上请示，必须经过整理并提出倾向性意见，不得原文转报上级机关。

D.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义或本机关负责人名义向上级机关报送公文。

E.受双重领导的机关向上一级机关行文时，必要时抄送另一个上级机关。

（2）下行文规则

A.下发文可以抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

B.上级机关向受双重领导的下级机关行文时，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

C.党委、政府办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文。其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文。或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

D.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府相关部门行文。

（3）平行文规则

不相隶属

（4）共同的规则

A.行文确有必要。

B.党政分开原则。

C.联合发文必须是同级机关。

D.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

E.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

2.行文方向与文种的对应关系

（1）用不到的公文文种：公报、公告、命令、议案

公报：适用于公布重要决定或者重大事项。是党和国家经常使用的重要文种。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（2）可用公文文种（11个）

A.上行文——报告和请示

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

区别：①报告不需回复，请示需批复（书面或口头）。

②请示一般在事前，报告一般在事后。

注意：①报告中夹带请示事项。

②没有坚持一事一请示。

③下级机关不能分别向两个上级机关同时请示问题。

B.平行文——函（通知）

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。如调动干部，联系参观学习，联系业务，邀请参观指导，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。注意：一事一函

C.下行文——通知、决议、决定、通告、通报、批复和纪要

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

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决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

批复适用于答复下级机关请示事项。

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

D.三方向行文的文种——意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3.行文方向与发文代字的对应关系

上行文——“呈”；平行文——“函”；下行文——“发”

二、公文格式

《实施细则》第三章公文格式第九条规定，公文一般由18项组成，版心内有17项，分为版头、主体、版记三个部分；版心外一项，即页码。份 号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人这六项组成版头部分，标 题、主送机关、正 文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印 章、附 注、附 件这9项是公文的主体部分，抄送机关、印发机关和印发日期这2项是公文的版记部分。

下面，我们分别说明以下各要素的排列规则和要求

1.版头

指公文首页红色分隔线以上的部分，包括6个要素——份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

（1）份号：公文印制份数的顺序号。一般用3至6位黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

①涉密公文必须标注份号，即秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。

②编制份号，3至6位黑体阿拉伯数字，用虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。

③顶格编排在版心左上角第一行，顶格居左，份号紧贴版心左边缘，上贴版心上边缘。

（2）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

①秘密等级，是标识公文保密程度的标志。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”，分别按照最长保密30年、20年、10年把握。保密期限，是对公文密级的时效的规定。

②同时标注密级和保密期限时，两要素之间用“★”分隔，如“秘密★1年”“绝密★10年”，两字之间、数字和“年”之间无空格。只标密级、不标保密期限时，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1格，如“绝 密”“机 密”或“秘 密”。

③特别强调，密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行。因为密级公文必须标注份号，份号编排在第一行，密级和保密期限一定在第二行。

（3）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照“1份、2密、3紧急”的顺序，在版心左上角第一行至第三行位置，自上而下分行排列。

①根据紧急程度，紧急公文分两种，“特急”“加急”。电报，标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

②紧急程度，顶格编排在版心左上角。

具体排在第几行，有以下3种情况：

一是，只有份号，无密级，紧急程度编排在版心左上角第二行，两字中间空1字格。

二是，同时标注份号、密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第三行，3个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排。另一种情况，即同时标注“1份、2密、3紧急”，但仅标识“密级”、不标“保密期限”时，密级和紧急程度的两字之间应空1格。

三是，既无份号，又无密级和保密期限，紧急程度编排在版心左上角第一行，中间空1字格。

（4）发文机关标志：俗称“红色文件头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可直接使用全称或规范化简称。字体为小标宋体字，颜色为红色，字号不大于上级发文机关标志。