写作基础篇—全市科级干部培训班文秘知识讲稿

办文、办会、办事的几点体会

全市科级干部培训班文秘知识讲稿

我讲的题目是“办文、办会、办事的几点体会”。之所以选择这样的题目，就是因为办文、办会、办事是文秘工作主要任务，也是我们公务人员做好工作的根本手段。

文秘工作，也就是办公室工作。每一个单位、每一个部门都有文秘工作的存在。各级办公室（有的叫秘书部门），都为对应的各级组织和工作机构服务。概括来说主要有四大职能：参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。可以说办公室主要干的就是办文、办会和办事的工作。另一方面，大家来自各个部门，不论从事党委部门、还是政府部门的工作，工作任务的完成，都是通过办文、办会和办事来实现。某种意义说，办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。所以我们有必要在这个方面和大家交流。

第一个问题，关于办文

“办文”主要办两个方面的“文”，一个材料起草，另一个就是公文的处理。

一、材料起草

材料起草很重要。对于领导来说，他是领导者行使职能、推动工作、实施决策的重要手段。1936年10月，毛主席给丁玲的一首词中有两句话“纤笔一支谁与似，三千毛瑟精兵。”邓小平同志也曾经说过，“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。

对于文秘人员来说，写材料是文秘人员的看家本领和核心能力。我们讲办公室的首要工作就是参谋助手，参谋助手的重要载体就是文字材料，就是把我们的意见和建议通过起草材料转变为领导机关的决策和部署，把我们个人的真知灼见通过起草材料转化为集体的决议和政策制度。这就是“以文辅政”。

我们办公室工作既要紧密联系群众，又要紧密联系领导。如何联系，我看最便捷的、最深入联系领导的途径就是文稿起草。只有在文稿起草的过程中，在领导对材料反复修改的过程中，我们才实现了与领导干部工作上的交流，思想上的交融。我们注意到这样一个现象。一个单位，能够得到领导重视和关注的是材料写的好的人，提拔进步快，能够得到重用的是材料写的好的人，能够被上级部门发现，调入上级部门工作的是材料写的好的人。所以我们文秘人员和机关工作人

员都要把写材料作为第一要务，下苦工钻研和学习，才能以文立身，以文立业。

写材料是很一项艰苦的工作。写材料需要创造，创造就要付出智慧，就要付出艰苦的努力。有人说，“再会写材料的人，也没有好写的材料”。

每一个材料都要细心琢磨，都要费尽思量。我们原来的政协张文先主席说，写材料的人“吃的是霸王苦”。咱们市委原来的WJY秘书长说“为别人奉献智慧是最苦的事情”。曹雪芹在回顾《红楼梦》创作的历程的艰辛时感叹；“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常。”可见写材料自古就不容易。

写材料的过程，是文秘人员研究问题，提高自己工作能力和学识水平的过程。说句老实话，我在调任市委办公室工作以前，不怎么会写材料。我在办公室工作，先后给原任孙效东书记（现在任省人大常委会副主任、省工会主席），原政协张文先主席当秘书，在原市委卢造钧秘书长等一些领导的领导下工作，在给他们写材料的过程中，自己的写作能力得到了很大的提高。我常常给我们办公室的秘书讲，我们一定要珍惜为领导服务的机会，服务就是学习，是全方位的学习。通过给领导写材料，我们能够学习领导的思维方式、工作方法和从政经验，能够提高我们的写作能力。领导是我们最好的老师。所以我们写材料，就要有不怕吃苦的精神，就要把每一份材料作为学习的机会。只有这样我们才能不断进步，也才会感受到成功的快乐和喜悦。

下面我谈五点具体的感受

首先，要熟悉文体要求

文秘人员起草的材料主要有两大类型，一大类型就是我们常说的公文。

公文，是公务文书的简称。公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。这就是公文的概念。

每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。写这类材料可以说是“带着镣铐跳舞”。要严格按照文体要求去写，文体一错，全盘皆错。我们初写材料的人都会犯这样的毛病，把报告写成散文。对于文体的格式和要求，各类秘书工作书籍和网上都有。主要注意相似文体的辨析：要把布告、公告和通告区分开来；把报告和请示区分开来；把函和报告区分开来；把决议和决定区分开来，把通知中的“批转”和“转发”区分开来。这里我部多讲，有兴趣大家看看这方面的资料。

另外，我们文秘人员为领导服务，要代为单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、理论文章、序、贺信、唁电等等。有时还要撰写一些消息、通讯等新闻稿件。这些材料也是领导活动的一部分。领导秘书承担这方面的任务更多一些。这些文稿也有各自的文体的要求，但是相对于公文来说，要求没有那么严格，能够给文秘人员更多自由发挥的余地。文秘人员的写作水平主要体现在这一方面。

第二，要深入研究工作。

文稿是推动工作、解决问题的一种载体和一种工具。材料写的好不好，关键是工作研究的透不透、深不深。认识的深度，决定了材料的高度。

11月16日，习近平同志在中央党校开学典礼上专门讲了调查研究的问题，指出“调查研究，是对客观实际情况的调查了解和分析研究，目的是把事情的真相和全貌调查清楚，把问题的本质和规律把握准确，把解决问题的思路和对策研究透彻。”我们起草材料就是要深入的调查研究。主要要研究三个方面的问题，一是要研究上情。就是研究政策。我们提出的观点、办法和措施，要符合国家的法律规定和上级部门的要求。二要吃透下情。就是要研究我们的工作现状，特别要研究工作中存在的问题。问题看准了，才能提出符合实际的对策和措施，才能找准解决问题的办法。三要了解外情。就是借鉴外地在解决同样问题上的成功经验。用外地的经验来完善我们的对策和措施。

比如我们起草发展苹果产业方面的讲话。就要对苹果产业发展的现状和存在问题进行深入的调查。2005年，我对我们庆阳苹果产业发展现状进行了调查。按照《苹果优势区域发展规划》，我市列入西北黄土高原优势产业带。在国家规划的重点发展区域之内。我市的海拔、纬度、平均气温、日照、降水、土壤、地下水位等7项指标完全满足苹果最适区的条件。而且优于黄土高塬优势产业带的南部。正如省农科院农产品贮藏加工研究中心主任张永茂所说：“这里是发展苹果产业绝无仅有、得天独厚的风水宝地”。

我们庆阳苹果在全国具有很强的竞争力。苹果是一种高效农业，单位面积收益高，管理的好亩均收入1万多元。在我们庆阳除过蔬菜，还没有收益这么高的产业。但是苹果是高科技含量的产业，是劳动力密集型产业，是高投入产业。这些问题是发展苹果产业的最大障碍。发展苹果产业就要解决农民缺少技术的问题，缺少劳动力的问题，缺少资金投入的问题。把这些问题搞清楚了，材料才能写好。

首先，要认识我市苹果产业发展现状。

一是有规模，但不够大。二是有效益，但不够高。三是有市场，但市场占有率比较低。四是有加工，但产业链条比较短。

第一，我市苹果产业开发具有明显优势和广阔前景。

一是具有区位优势。二是具有价格优势。三是具有质量优势。四是具有加工优势。五是有市场机遇。

第二，推动苹果产业发展的主要措施。

一抓组织领导。二抓政策扶持。三抓基地建设。四抓果园管理。五抓技术培训。六抓产品营销。

第三，体现领导意图。

我们起草材料是代领导表达观点，必须充分表达领导的思想和主张，体现领导的风格和特点，反映领导的能力和水平。一要站在领导高度。为领导写就要站在领导的高度，写出来的才有深度、有厚度。我们起草材料时要“身在兵位，敢为帅谋”，学会“提拔自己”，善于“关起门来当领导”。深刻领会领导思考问题的角度，想一想如果我是领导会怎么讲。

这样写出来的才符合领导身份和角色。二要把握领导思想。起草材料要通过领导的谈话、文章、批示，特别是脱稿讲话，把领导对同一问题的看法和见解串联起来，并加以丰富和完善，提炼出鲜明的论点、提高与领导思想的贴合度。三要体现领导个性。讲话中多用具有独特风格、体现领导个性的语言和表达方式，会增强吸引力和感染力。熟悉领导的性格气质，留意领导的个性风格，揣摩领导的思维方式和用语习惯，善于用领导的语言阐述领导的意图。

田家英是毛主席的秘书。他善于领会毛主席的思维方式和语言风格。1956年毛主席在八大上的开幕词最先由陈伯达起草，毛主席感到不满意，但距开幕时间已经很近，毛主席让田家英来写，毛主席要求写的短一些。最后田家英只写了两千字。毛主席致开幕词时，曾被34次热烈的掌声打断。这篇开幕词里面的一些话语，成为毛主席经典语录，被广泛引用。“国无论大小，都各有长处和短处，即使我们的工作得到了极其伟大的成绩，也没有任何骄傲自大的理由。虚心使人进步，骄傲使人落后，我们应当永远记住这个真理。”当时大家都以为这篇材料是毛主席亲笔起草的。在人们赞许的时候，毛主席说“这不是我写的，是一个年轻人写的，此人叫田家英，是我的秘书。”

第四，要善于提炼观点。

一篇好的材料必须有观点、有内容、有层次。观点就是对事物的看法和态度。张文先主席以前说，材料写的好不好，就看有没有人能记住、忘不了的话。这些话就是观点，有观点就是有思想。提炼观点有三个方法：一是在观察中进行概括。二是在调研中进行归纳。三是在实践中总结。张文先主席在当副书记时，管宣传工作就提出这样的观点“对外宣传，树立形象求广度；对内宣传，服务中心求深度。”指导农村经济提出“原区苹果、川区蔬菜、山区草畜”。这些观点是多年工作的总结和概括，对我们现在都具有很强的指导意义。

2006年1月，在环县考核大会上，张主席讲到环县“解放最早，富有光荣的革命传统；面积最大，拥有丰富的自然资源；条件最差，培养和造就了艰苦奋斗的优良作风。”这就是观点。

第五，驾驭语言文字。

语言是交流的工具。公文语言有三个特点：一是平实。二是简洁。三是准确。在这方面，我们老一辈无产阶级革命家给我们树立了光辉的榜样。比如说毛主席曾经还讲过“一天不读报是缺点；三天不读报是错误”。小平同志讲的一些大家都能记住，“发展是硬道理”，还有比这更高度的概括吗？还有比这更能让群众记住的吗？“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”，“稳定压倒一切”。胡锦涛同志讲：“发展是第一要务，稳定是第一责任”，归纳的很好也能记住。陈云同志有一句名言“领导干部要拿出一定时间‘踱方步’,考虑战略性问题”，就是走方步，反复思考。

在外交词令方面我们经常能看到，用词是非常讲究的。比如说在有的外交场合对国内外一些重大事件，对外方的发言，我们外交部新闻发言人怎么说？我们“注意到”三个字，有的时候说我们“不赞成”，这又不一样。有的时候说我们“表示遗憾”，有的时候会说我们“表示不满”。有的时候会说我们“表示抗议”，甚至有的时候会说我们“表示强烈抗议和坚决反对”，这是很有分寸的。我们的讲话，写的材料、用词也要朝着这个方向去努力。

写材料还有结构的问题，还有材料与观点统一的问题，等等，这里我不再一一讲解。

办公文我归纳为把好“五关”。

第一是把好政治关，第二是把好政策关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。

第一，要把好政治关。

办理公文我认为首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题。

一是不能违反或不符合党和国家的法律法规。就是发的公文不能与法律法规相抵触。很多同志认为不大可能吧？怎么会出现这个问题？大家可以在网上查到，某省曾经发过一个文件，是以省委省政府的名义发的。这个文件里面提出一个名企在创业初期豁免“原罪”的问题，就是不管资本积累是什么途径得来的，你在我这个地方投资我豁免，这就突破了刑法的有关规定，对刑法的有关有罪无罪的解释必须是“全国人大”。这种事情也是有的，首先一条是不能违反法律法规。

二是公文里面不能出现姓名、职务、排序上的错误。这个如果出错了也是政治问题。比如说我们市上的领导有严格的排序的，不能按想象来排列。

三是公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。我们在有些公文要求财政部门给予财力保障，编制部门要增加编制。这就超越了权限。办公文首先要有政治意识，要把好政治关，不管是公文起草人员还是审核公文的各级干部，这是第一关。

第二，要把好政策关。

政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定。当然，有时候政策需要调整，但必须保证之策的一贯性。不一致的政策下去了，下面就会无所适从。后果严重的可能会损害一部分人利益，可能会引发社会稳定的问题。我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱，引发社会稳定的问题。

第三，要把好事实关。

事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。比如说有一个地方就出了一个笑话，干部任免在大会上宣布的时候全场哗然，发生了什么事情呢？就是把该免得任，该任的免，事实颠倒了，问题就大了。

第四，要把好格式关。

公文的格式是规范的，有统一的规定。不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。

第一个是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。

第二个是文种不能混用，就像我刚才说的，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告，更不能下行文当成上行文使，给上级机关发通知是不行的，文种是绝对不能混用的。

第三个就是上行文主送机关必须是一个。上行文主送机关必须是一个。有很多同志不懂这个规矩。如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢？就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？不能说合我意的执行，不合我意的不执行。

下行文必须是下一级的管辖的机关，我不能发下两级。我只能发下一级管辖的部门。再一个就是发文机关的署名不能遗漏。四个单位联合发文，那么落款就是四个单位，按规定的顺序排列，不能遗漏。在简称和全称方面要一致，要么用规范的简称，要么用全部规范的全称，都没有问题。还有一个是发文的日期，发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候的日期。格式里面有很多要求，这里不一一讲了。

第五，要把好语言关。

我刚才在讲起草材料的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些。还有最重要的一点是做好校对，不能出现差错。校对差错我们经常会遇到的问题，国家报刊书籍一般差错率在万分之二以下。但对一些关键的地方绝对不能出现差错。比如标题、人名、地名、时间等等。

第二个问题，关于办会

有一个调查统计，领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个会议，而美国每天有一千一百万个会议，居世界之首，并不是只有我们中国的会议多。

会议办会的程序三个方面19项工作

（一）会前准备。

一是制定会议方案。二是下发会议通知。三是起草会议文件。四是做好会务准备。五是作好生活安排。